Načrtovanje retreata

Pred iskanjem lokacije

• Določite ciljno skupino in format (joga, meditacija, pisanje, mešano?)
• Realno ocenite velikost skupine
• Določite termin in trajanje (vikend ali večdnevno?)
• Izračunajte okvirni proračun na udeleženca

Pri izbiri lokacije

• Ali skupina potrebuje lastne sobe ali zadostujejo sobe z več posteljami?
• Ali obstaja prostor/vrt za skupno vadbo?
• Ali je prehrana vključena ali jo je treba organizirati ločeno?
• Kako dolga pot je za ciljno skupino še sprejemljiva?

Tik pred retreatom

• Udeležence obvestite o prihodu, opremi in stvareh, ki jih morajo prinesti s sabo
• Sporočite okviren dnevni potek, ne da bi vnaprej razkrili preveč programa
• Z lokacijo uskladite zadnje podrobnosti (čas prijave, število oseb)

Če lokacija še ni izbrana: Johann & Anna v Stainzu je primeren za majhne skupine, ki iščejo miren okvir brez lastnega programa tečajev.

Pogoste napake pri prvem načrtovanju

• Prevečkrat optimistična ocena velikosti skupine brez realnega izračuna števila prijav
• Iskanje lokacije šele po objavi razpisa, namesto da bi kapaciteto razjasnili vnaprej
• Obravnavanje prehrane po načelu „že bo nekako", namesto da bi jo organizirali pravočasno
• Neupoštevanje rezervnega dne med prihodom in prvo točko programa